OLEH H.NURHADI
M.PD
KEPALA
PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN KAMPAR
Sebagai Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kabupaten Kampar, penulis menyadari tugas pokok dan fungsi kantor dalam
membantu Kepala Daerah. Satu diantaranya adalah membantu Bupati/Walikota dalam
bidang Kearsipan Pemerintah Daerah. Jadi dalam hal ini bisa juga disebut
sebagai Lembaga Kearsipan Daerah. Sebelum jauh kita membahas tentang judul
diatas ada baiknya kita pahami pengertian arsip.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah,
Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan,
dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara.
Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu
tertentu. Sedangkan Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi/terus-menerus. Sebaliknya, arsip In-Aktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya telah menurun. Selain itu ada juga Arsip Vital yakni arsip yang
keberadaanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta
arsip, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau
hilang.
Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh
pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya,
dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung
maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia/Lembaga Kearsipan.
Penulis sampaikan penyelamatan arsip dalam
pemerintah daerah adalah sangat penting, hal ini berguna untuk kesinambungan
pemerintahan, sejarah, bahan penelitian, bukti hukum bagi penyelenggara
pemerintahan dan lain-lain sebagainya.
Sebuah pemerintah daerah terdiri dari struktur
pemerintahan yang memiliki Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan unit-unit
lainnya. Oleh karena itu setiap Kepala SKPD memiliki tanggung jawab dibidang
kearsipan SKPD yang dipimpinnya dengan membentuk unit kearsipan/unit
pengelolaan arsip yang dilaksanakan oleh para Arsiparis dibawah
sekretaris/bidang ketata usahaan. Yang dimaksud dengan unit kearsipan adalah
mereka yang diberi tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan
dengan kegiatan penciptaan arsip dilingkungannya/SKPDnya.
Sehubungan dengan penyelamatan arsip dalam
pemerintah daerah yang sedang kita bahas maka dapat dikatakan bahwa lembaga
kearsipan daerah yang dibebankan kepada satuan kerja tertentu seperti Kantor
Kearsipan Daerah bertugas melakukan dua hal ; mengelola atau menyimpan arsip
daerah yang penting, melakukan pembinaan dibidang kearsipan kepada satuan kerja
perangkat daerah yang ada dalam pemerintahan, dengan kata lain dimasing-masing
SKPD sudah terbentuk unit pengelolaan arsip.
Untuk terjadinya ketertiban arsip disuatu pemerintah
daerah perlu didukung oleh kebijakan daerah berupa Peraturan Daerah/Peraturan
Bupati tentang penyusutan arsip yang sering disebut dengan Jadwal Retensi Arsip
(JRA). Hal ini sesuai dengan undang-undang 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan
peraturan pemerintah nomor 28 Tahun 2012 terkhusus pasal 52, pasal 53, pasal 54
dan pasal 55. Kemudian dipertegas lagi oleh Perka ANRI nomor 14 Tahun 2015 dan
Perka ANRI nomor 22 Tahun 2015.
Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 31
huruf d, dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA. JRA sebagaimana
dimaksud diatas ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga Negara, Pemerintah Daerah,
Perguruan Tinggi, BUMN dan BUMD setelah mendapat persetujuan dari Kepala ANRI.
Tegasnya pengurangan arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman Retensi
Arsip.
Jika kita mempedomani sistem pengelolaan dan sistem
penyusutan arsip maka akan terjadi penyelamatan arsip pemerintah daerah yang
tertib. Sebaliknya setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip diluar
prosedur yang benar sebagaimana dimaksud dalam pasal 51 ayat 2 dipidana dengan
pidana penjara plaing lama sepuluh tahun dan denda Rp. 500.000.000,-, maka
kepada seluruh SKPD pembantu Bupati/Walikota harus mengikuti undang-undang atau
aturan yang berlaku dalam penyelenggaraan kearsipan daerah.
Bersambung...
