JADWAL RETENSI ARSIP
OLEH : H. NURHADI. MPd
(KEPALA KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KAB. KAMPAR)
Sesuatu yang sangat berharga dilakukan dalam mengikuti perjalanan pemerintahan baik pusat maupun daerah adalah dunia kearsipan, sehingga Negara kita mengambil peran penting dalam hal itu yaitu dengan membentuk Badan Arsip Nasional Republik Indonesia yang disingkat dengan ANRI. Badan ini merupakan lembaga pemerintah non kementerian yang melaksanakan tugas negara dibidang kearsipan, berkeduddukan di Jakarta. Seterusnya di Propinsi dan kabupaten/ kota didirikan pula Badan arsip daerah propinsi dan kabupaten secara desentralisasi .
Untuk menjalankan kegiatan kearsipan pemerintah membuat undang undang nomor 43 tahun 2009 sebagai payung hukum kearsipan yang harus dijalankan oleh bangsa ini. Menindak lanjuti undang undang ini pemerintah mengeluarkan peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012. Dalam undang undang dan peraturan tersebut sangat jelas dikatakan bahwa arsip sangat penting, manakala oknum yang menjabat baik di pemerintah pusat maupun daerah di kementerian maupun di masing masing dinas propinsi atau kabupaten silih berganti, tetapi dunia arsip harus tetap terlaksana dan terjaga dengan baik, sebagai menandakan kelangsungan hidup berbangsa dan bernegara. Ada kelekar intelektual berbunyi Jika arsip hilang aset akan melayang, maka setiap pejabat atau calon pejabat baik di pemerintahan maupun swasta harus mengambil peduli dengan dunia kearsipan.
Ada fenomena menarik yang selalu terjadi di negeri ini yakni sulitnya pihak lembaga, badan atau kantor kearsipan meminta atau menggandakan arsip penting milik masing masing satker yang akan disimpan pada depo kantor arsip, terutama arsip aset atau keuangan. Padahal apa yang dilakukan badan arsip adalah penyelamatan keberlangsungan pemerintahan di bidang aset. Sudah banyak contoh contoh menarik yang terjadi di beberapa daerah; pada suatu ketika seorang warga masyarakat mengklaim bahwa tanah kosong yang ditinggal satker x adalah milik nya, dan dia akan menguasai tanah tersebut dengan mendirikan bangunan, pihak pemda memprotes, hal tersebut akhirnya sampai ke pengadilan. Pejabat satker x tersebut sudah beberapa kali berganti, sehingga surat tanah tersebut tidak ditemukan. Detik detik yang sangat menentukan, dimana pemda hampir kalah oleh oknum warga, untunglah pihak kantor arsip dapat membantu dengan melihatkan surat tanah asli yang menyatakan tanah tersebut milik pemerintah daerah.
Di kesempatan yang berbeda di daerah lain juga, ada seseorang mantan pejabat sedang menghadapi masalah hukum yakni masalah keuangan atau pengadilan tipikor, akibat tuntutan pihak tertentu. Pada masa menghadapi sidang, untunglah dia dapat menemukan dokumen keuangan dari kantor arsip yang semula dokumen tersebut tidak ditemukan di kantor tempat bekerjanya dahulu, akibat saling bergantinya pejabat. Alhamdulillah, orang tersebut selamat dari tuntutan hukum, betapa pentingnya arsip tertata dan tersimpan rapi.
Dua contoh pelajaran diatas, hendaknya dapat menyadarkan masing masing pejabat yang sedang berkuasa saat ini untuk mau menjalin kerjasama yang baik dengan badan/ kantor arsip di daerah. Sesungguhnya apa yang dilakukan arsiparis adalah sebuah pekerjaan mulia untuk kepentingan orang banyak. Hentikanlah orogansi orogansi yang tidak berpengalaman atau tidak berdasar sehingga memandang arsip sebagai sesuatu yang tidak penting. Negara sudah mengatur sistem ini dengan bijaksana.
Setelah banyak mendiskusikan tentang arsip, perlu disamakan pemahaman kita tentang “arsip “. Berdasarkan referensi undang undang /aturan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, ormas, dan perorangan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Arsip terbagi dalam beberapa macam berdasarkan sifat dan kegunaanya, ada yang disebut arsip dinamis, arsip aktif, arsip inaktif, arsip vital, dan arsip statis. Badan atau kantor arsip yang ditunjuk untuk mengelola arsip daerah harus terus berupaya dalam rangka memberikan pemahaman, pembinaan dan melakukan aksi nyata dalam menyelamatkan arsip daerah.
Dalam perjalanan waktu, jika semua satker sudah melakukan kegiatan kearsipan dengan baik dan terus menyimpan dokumen dokumen penting ke depo kantor arsip daerah, maka dimungkinkan kantor arsip akan kewalahan melakukan kegiatan kearsipan daerah. Maka dari itu pada tanggal 14 sampai 16 Mei 2012 yang lalu, seluruh kepala badan/ kantor arsip propinsi dan kabupaten kota seluruh Indonesia termasuk penulis bertemu di Hotel Bidakara Jakarta Selatan melakukan workshop dan melahirkan rekomendasi bersama yang disampaikan ke pemerintah pusat melalui ANRI untuk menetapkan Jadwal Retensi Arsip Keuangan, hadir dalam acara tersebut beberapa kementerian sebagai pemandu untuk melahirkan kebijakan diantaranya; KeMenpan, Mendagri, BPK, ANRI, kementerian Keuangan dan beberapa nara sumber lainnya.
Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang sekurang kurangnya berisi jangka waktu penyimpanan /retensi arsip, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip apakah dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan, yang digunakan sebagai penyusutan dan penyelamatan arsip. Dalam penyusutan arsip dewasa ini tidak boleh lagi dengan jalan membakar, setiap Badan/ kantor arsip daerah sebaiknya memiliki mesin penghancur kertas sehingga tidak lagi merusak lingkungan dengan mengeluarkan ( CO2)
Pada kesempatan tersebut Kepala ANRI ,bapak M. Asichin, menekankan bahwa Jadwal Retensi Arsip (JRA) diperlukan sebagai pedoman untuk melakukan penyusutan arsip. Penyusutan arsip merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Dengan demikian setiap saat arsip akan meningkat jumlahnya dan peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan problema jika tidak diimbangi dengan kebijakan pengurangan arsip.
Dalam melakukan jadwal retensi arsip perlu dibentuk tim lintas sektoral, terutama panitia untuk m elakukan penyusutan arsip dan pemusnahan arsip. Cara kerja ini perlu diatur dengan bijaksana sehingga tidak mendapatkan kerugian dan masalah hukum lainnya. Setelah pusat menetapkan JRA secara Nasioanal, diharapkan seluruh daerah memiliki JRA daerah yang ditetapkan oleh masing masing kepala daerah. Hal ini memiliki dasar logika yang kuat, namun harus terencana, berproses dan dilakukan secra profesional, proporsional, berkeadilan, transfaran dan akuntabel.
Pada pertemuan tersebut sekjen kementerian dalam negeri menyampaikan pesan kemendagri selaku pembina nasional penyelenggaraan pemerintahan di daerah berharap kepada lembaga kearsipan daerah untuk mengawal penerapan JRA Keuangan yang nantinya akan ditetapkan dalam peraturan daerah di masing-masing pemerintah provinsi/kabupaten/kota, sehingga apa yang telah dirumuskan pada kegiatan workshop akan dapat mendorong terwujudnya akuntabilitas pemerintahan sebagai salahsatu unsur utama Reformasi Birokrasi dalam mewujudkan pemerintah yang bersih dan berwibawa (good government and good governance).
