ARSIP ASET UNTUK MENCAPAI WTP
Penulis : H.
NURHADI, M.Pd
Kepala Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kampar
Kesadaran berarsip
sangat diperlukan dalam membangun pemerintahan yang baik dan bersih (good and
clean government), khususnya penataan arsip aset. Undang-Undang Dasar Republik
Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan sudah mengatur secara jelas,
arsip aset adalah segala dokumentasi yang berkaitan dengan keberadaan aset, ia
tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang maka
diperlukan penataan yang sungguh-sungguh. Kelanjutan dari UUD RI Nomor 43 Tahun
2009 dioperasionalkan melalui Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012.
Pada Era Otonomi
Daerah suatu prestasi yang dikejar oleh masing-masing pemerintah daerah adalah
predikat wajar tanpa pengecualian (WTP) berdasarkan Audit BPK RI. Untuk
pencapaian ini sangat diperlukan keseriusan daerah dalam menata Kearsipan
khususnya arsip aset. Seluruh kekayaan daerah yang disebut aset harus didukung
oleh dokumentasi kepemilikan dan tersimpan di Kantor Arsip setempat, contohnya
; keberadaan surat tanah pemerintah untuk perkantoran, kenderaan milik
pemerintah, gedung-gedung pemerintah, seluruh belanja modal pemerintahan atau
catatan pengeluaran uang daerah (SP2D) harus ada dan tersimpan.
Jika hal tersebut
diatas sudah tertata di Kantor Arsip Daerah maka terjadi kemudahan Auditor BPK
menelusuri kekayaan daerah yang dilaporkan melalui Dinas Pendapatan, Pengelolaan
Keuangan dan Aset. Maka untuk terciptanya situasi yang memudahkan ini
diperlukan kesadaran seluruh Satuan kerja Pemerintahan Daerah untuk memberikan
akses kerja sama dengan Kantor Arsip Setempat, sehingga terjadi keseimbangan
antara aset yang tercatat dengan bukti autentik tentang keberadaan aset
tersebut. Hal ini juga memiliki dampak tentang kesinambungan perjalanan suatu
pemerintahan atau dengan kata lain dapat mengawal keberadaan kekayaan milik
pemerintah baik pusat maupun daerah. Sehingga lahir pameo tentang arsip “apabila
arsip hilang aset melayang”, demikian pentingnya penataan arsip aset.
Beberapa pertemuan
kegiatan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) yang penulis ikuti di Sleman
Yogyakarta, di Jakarta, di Bali bulan Oktober 2013 dan di Batam pada bulan
November mendatang, semuanya masih membicarakan Penataan Arsip Aset Pemerintah
Daerah yang harus ditangani oleh Kantor Kearsipan setempat melalui dukungan
semua pihak. Pada kesempatan yang sama juga dijelaskan daerah-daerah yang
mendapat predikat WTP adalah daerah-daerah yang sudah memiliki penataan arsip
aset yang baik.
Pada dasarnya,
menajemen aset di Indonesia telah memiliki dasar hukum yang jelas yaitu UUD
Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan negara Juncto PP Nomor 6 Tahun 2006
tentang pengelolaan barang milik negara/ daerah dan PP Nomor 38 Tahun 2008
tentang perubahan PP Nomor 6 Tahun 2006 pasal 70 menyebutkan agar dilakukan
inventarisasi atas Badan Milik Negara, khusus berupa tanah atau bangunan yang
berada di kementrian/ lembaga minimal sekali dalam lima tahun. Sedangkan untuk
selain tanah dan bangunan menjadi tanggung jawab masing-masing pemerintah
daerah selaku pengguna barang.
Untuk itu
inventarisasi seluruh barang milik Daerah yang tersebar diseluruh pelosok
kecamatan mutlak harus dilakukan agar terpotret secara jelas nilai aset/
kekayaan daerah. Inventarisasi dan re-evaluasi barang milik pemerintah
merupakan bagian tak terpisahkan dari proses manajemen aset seperti yang
disebutkan dalam PP Nomor 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan barang milik negara/
daerah, dimana pengelolaan barang milik negara/ daerah itu meliputi ;
perencanaan kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penggunaan, pemanfaatan,
pengamanan dan pemeliharaan, penilaian, penghapusan, pemindahtanganan,
penatausahaan, pembinaan, pengawasan dan pengendalian.
Namun, implementasi
di lapangan sangat sulit untuk dilakukan karena banyaknya aset yang perlu untuk
diinventarisir dan buruknya pencatatan aset yang dilakukan oleh tiap kementrian
lembaga dan pemerintah daerah. Tidak kurang dari 60 lebih kementrian/ lembaga
yang masih mendapatkan opini disclaimer
terkait dengan manajemen aset yang mereka kelola dan tatausahakan. Manajemen
aset adalah proses yang sustainability,
berkelanjutan yang memerlukan komitmen semua pihak yang ingin menerapkan
reformasi birokrasi di lembaganya. Diperlukan reformasi secara komprehensif
pada unsur-unsur yang terkait dengan Manajemen Aset baik pada pihak pengelola
maupun pengguna aset. Unsur-unsur yang terkait dimaksud adalah sumber daya
manusia terutama pada pihak pengelola, organisasi yang simpel dan dapat
memangkas jalur birokrasi, peraturan yang senantiasa up to date dengan kasus-kasus terbaru serta sistem (penatausahaan)
yang terintegrasi dan dapat diakses oleh suma pihak yang menjadi stakeholder.
Sehubungan dengan
kebijakan pemerintah di bidang kearsipan diatas kami sebagai satuan kerja yang
membantu pemerintah daerah dibidang kearsipan memerlukan dukungan semua pihak/
seluruh satker untuk bekerja sama dalam hal mendukung keberedaan Arsip Aset
tersebut, kemudian perlunya pembangunan depo arsip yang memadai demi keamanan
seluruh dokumentasi daerah yang di arispkan.
Pada kesempatan yang
baik ini penulis juga ingin menyampaikan arah kebijakan nasional yang berkaitan
dengan kearsipan dalam kurun waktu 5 tahun mendatang (2015-2019) harus mampu
mewujudkan sebuah capaian berupa ; (1) Terdokumentasinya nilai-nilai
kesejarahan bangsa Indonesia dalam wujud pengelolaan arsip statis dan (2)
Tersedianya bahan pembangunan transparansi dan akuntabilitas berupa
ketersediaan arsip dinamis yang autentik, utuh dan terpercaya.
Program
pengelolaan arsip statis diprioritaskan terhadap (a) penyelematan arsip sejarah
Kabupaten Kota, (b) penyelematan arsip tokoh formal dan informal, (c)
pembangunan depo arsip, (d) pengangkatan SDM kearsipan. Program pengelolaan
arsip dinamis diprioritaskan terhadap pengelolaan arsip aktif yang meliputi
arsip aset, arsip aktif di LKD dan SKPD, dan pengelolaan arsip catatan sipil
dengan mempertimbangkan kemampuan daerah. Juga diprioritaskan pada pembuatan
central file kearsipan dan yang sangat penting adalah pengangkatan SDM
kearsipan. Selamat bekerjasama.
